Avocat ILIE DORINLegislația privind documentele și semnătura electronică a fost modificată recent prin Legea 214/2024, publicată în luna iulie in Monitorul Oficial, lege ce va intra în vigoare începând cu data de 08.10.2024. Noua lege aduce o serie de clarificări și norme noi privind documentele și semnăturile electronice din circuitul juridic din România. De asemenei legea nouă reglementează cadrul legal și elemente privind răspunderea civilă, contravențională și penală pentru prestatorii de servicii de încredere ce oferă semnături electronice calificate. În ceea ce privește procedura civilă se stabilește modalitatea de contestare a semnăturii electronice în fața instanței, precum și natura/valoarea juridică probatorie a acestei semnături, așa cum voi expune mai jos.
Legea definește înscrisul în formă electronică ca fiind un conţinut creat şi utilizat în formă electronică, asimilat documentului electronic. Actul juridic în format electronic, semnat cu tipul de semnătură electronică prevăzut de lege sau cu semnătura electronică calificată, produce aceleaşi efecte juridice ca acelaşi act juridic în format letric. Toate tipurile de semnătură electronică prevăzute prezenta lege produc efecte juridice şi pot fi utilizate ca mijloace de probă în faţa instanţelor de judecată. Dacă o parte a unui document electronic este profesionist în sensul Codului Civil, documentul electronic va fi considerat probă și deci va avea valoare probatorie chiar dacă nu este semnat cu nici o semnătură electronic.
O semnătura electronică calificată este cea care îndeplinește condițiile de mai sus ale semnăturii avansate și, în plus, este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice. Această semnătură este cea mai des utilizată în practica juridică și judiciară din România, oferind cele mai mari standarde de siguranță și încredere.
O semnătura electronică avansată este cea care îndeplineşte cumulativ următoarele cerinţe; a. face trimitere exclusiv la semnatar, b. permite identificarea semnatarului, c. este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său și d. este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.
O semnătură electronică simplă este acea semnătură ale cărei elemente nu îndeplinesc cel puţin una dintre condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească o semnătură electronică avansată conform art. 26 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 și anume: a. nu face trimitere exclusiv la semnatar, b. nu permite identificarea semnatarului, c. nu este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său și d. nu este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată. Așadar poate fi considerată semnătură electronică simplă orice semnătură aflată pe un document electronic ce aparține emitentului sau semnatarului documentului dar nu prezintă nici un semn de siguranță privind indentificarea acestuia. De exemplu semnătura olografă scanată ori numele semnatarulii în diverse forme/caractere adăugate la sfârșitul documentului pot fi considerate semnături simple. Tot semnătura electronică simplă este atunci când se semnează din telefon/laptop prin amprentă, parola ori identitate facială un document, un contract, un acord pentru o aplicație, un site, etc. De asemeni orice click pe un buton de acord condiții, accept conditii, sau orice forma prin care se dă acordul printr-un click este considerat o semnătură electronică simplă.
Regimul juridic relativ la cele 3 tipuri de semnături electronice conform noii legi:
A. Documentul electronic semnat cu o semnătură electronică calificată este asimilat, în ceea ce priveşte condiţiile şi efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată. Semnătura electronică calificată produce aceleaşi efecte juridice ca semnătura olografă. Documentul electronic emis de către o autoritate sau o instituţie publică sau de către o persoană în exercitarea şi în limitele atribuţiilor sale de putere publică, semnat cu o semnătură electronică calificată sau care are aplicat un sigiliu electronic calificat este asimilat unui înscris autentic. În cazul în care, potrivit legii, forma scrisă este cerută ca o condiţie de validitate (ad validitatem) a unui act juridic (de exemplu un testament), documentul electronic îndeplineşte această cerinţă dacă a fost semnat cu o semnătură electronică calificată sau cu o semnătură electronică avansată care, în condiţiile prezentei legi, produce aceleaşi efecte precum semnătura olografă.În cazul în care, potrivit legii, forma scrisă este cerută ca o condiţie de probă (ad probationem) a unui act juridic (de exemplu contractul de asistență juridică încheiat între client și avocat), documentul electronic îndeplineşte această cerinţă dacă a fost semnat cu o semnătură electronică calificată, o semnătură electronică avansată sau cu o semnătură electronică simplă.
B. Documentul electronic semnat cu o semnătură electronică avansată produce aceleaşi efecte juridice ca un înscris semnat cu o semnătură olografă, în oricare dintre următoarele cazuri:
a) actul juridic a fost semnat cu o semnătură electronică avansată creată cu un certificat pentru semnătură electronică emis de o autoritate sau o instituţie publică din România sau de un prestator de servicii de încredere calificat;
b) documentul electronic este recunoscut de cel căruia îi este opus, recunoaşterea putând să rezulte şi din faptul neechivoc al executării în tot sau în parte, de către cel care contestă semnătura electronică avansată, a obligaţiilor care s-au născut din documentul electronic;
c) părţile au agreat în mod expres, printr-un înscris distinct, semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică calificată, faptul că vor conferi semnăturii electronice avansate efectele juridice ale semnăturii olografe. Părţile confirmă prin acelaşi act faptul că au înţeles riscurile şi sarcina probei privind semnătura electronică avansată. În cazul raporturilor juridice în care ambele părţi sunt profesionişti în sensul art. 3 alin. (2) din Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, înscrisul distinct se poate semna şi cu semnătură electronică avansată.
C. Documentul electronic semnat cu semnătură electronică simplă produce aceleaşi efecte juridice ca un înscris semnat cu o semnătură olografă, în oricare dintre următoarele cazuri:
a) în cazul actelor patrimoniale evaluabile în bani, cu o valoare mai mică de jumătate din salariul minim brut pe economie la data semnării actului;
b) înscrisul semnat cu o semnătură electronică simplă este recunoscut de cel căruia îi este opus, recunoaşterea putând să rezulte şi din faptul neechivoc al executării în tot sau în parte, de către cel care contestă semnătura electronică simplă, a obligaţiilor care s-au născut din înscrisul în formă electronică;
c) în cazul în care ambele părţi sunt profesionişti în sensul art. 3 alin. (2) din Codul Civil, cu modificările şi completările ulterioare, acestea au agreat în mod expres, printr-un înscris semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică calificată, că vor conferi semnăturii electronice simple efectele juridice ale semnăturii olografe. Părţile confirmă prin acelaşi act că au înţeles riscurile şi sarcina probei privind semnătura electronică simplă.
În sensul art. 309 alin. (2) din Codul de Procedură Civilă actele juridice în care una dintre părţi este profesionist (prestatori de servicii, comercianți, etc) pot fi probate şi fără a exista un înscris în formă electronică semnat. În cazul în care se încheie un înscris în formă electronică, proba acestuia poate fi făcută prin orice tip de semnătură electronică aplicată pe acesta.
Dacă legea impune încheierea unui act juridic prin înscris autentic, în acord cu dispoziţiile Codului Civil, este necesară autentificarea potrivit dispoziţiilor legale aplicabile, dispoziţiile prezentei legi nefiind aplicabile în acest caz. Așadar autentificarea actelor și contractelor juridice se va face în continuare conform procedurilor notariale, la birourile notariale, prin prezenta fizică a persoanelor în fața notarului public la momentul autentificării.
Contestarea în cursul procesului civil a semnăturilor electronice de pe documentele electronice poate fi făcută în următoarele condiții:
A. În cazul nerecunoaşterii sau al contestării semnăturii electronice calificate sau a sigiliului electronic calificat, verificarea validităţii va fi efectuată de către instanţa de judecată. Sarcina probei cu privire la încălcarea condiţiilor legale şi tehnice aferente semnăturii electronice calificate sau a sigiliului electronic calificat aparţine celui care le contestă. Așadar în această situație sarcina probei privind invaliditatea semnăturii aparține nu celui ce deține semnătura electronică calificată ci celui care invocă invaliditatea sau neconformitatea acesteia, validitatea/conformitatea semnăturii fiind prezumată de lege.
B. În cazul în care una dintre părţi nu recunoaşte sau contestă semnătura electronică avansată ori semnătura electronică simplă aplicată unui document electronic, verificarea validităţii se realizează prin una dintre următoarele modalităţi:
a) prin metode de validare disponibile public, validate de autoritatea de supraveghere şi reglementare în domeniu;
b) de către emitentul semnăturii electronice avansate sau al sigiliului electronic avansat
c) printr-o expertiză tehnică de specialitate, dacă verificarea validităţii nu se poate realiza prin modalităţile prevăzute la lit. a) sau b) sau în cazul semnăturii simple, cu celelalte mijloace de probă, în condiţiile Legii nr. 134/2010, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. În cazul în care una dintre părţi nu recunoaşte sau contestă semnătura electronică simplă sau avansată, sarcina probei îndeplinirii condiţiilor legale şi tehnice aferente aparţine celui care invocă validitatea semnăturii (cel care a semnat electronic documentul electronic). Așadar în această situație sarcina probei privind invaliditatea semnăturii aparține celui ce deține semnătura electronică avansată ori electronică simplă, celui ce a semnat, și nu celui care invocă invaliditatea sau neconformitatea acesteia, validitatea/conformitatea semnăturii nefiind prezumată de lege ca în cazul semnăturii electronice calificate.
Un document semnat cu o semnătură electronică de orice tip (calificată, avansată, ori simplă), care în conformitate cu dispoziţiile prezentei legi nu are valoare de semnătură olografă, va putea fi considerat început de dovadă scrisă în procesul civil.
