Avocat ILIE DORINDomiciliul procesual electronic (virtual) în procesul civil a fost configurat prin Legea 310/2018 care aducea o serie de modificări privind normele de procedură civilă.
Citarea și comunicarea actelor/hotărârilor judecătorești pe cale electronică au ca scop economisirea de resurse importante. Domiciliul procesual electronic (virtual) este deasemeni în interesul justițiabilului care va primi mai repede actele de procedură și hotărârile judecătorești. Dacă luăm exemplul persoanelor cu domiciliul în străinătate unde o procedură de citare sau comunicare poate dura 30-40 de zile, este de la sine înțeles că citarea electronică este un avantaj considerabil pentru celeritatea procesului civil.
Pentru avocați domiciliul procesual electronic este un avantaj prin prisma faptului că primesc actele procesuale imediat după emiterea lor, le pot atașa cu ușurință la dosarul electronic de lucru pe care l-au creat pentru respectivul client și pot formula apărări/întâmpinări/note/căi de atac în timp util. De asemeni, domiciliul procesual electronic este un avantaj pentru avocați pentru că se evită depunerea lor la poștă într-o perioadă în care aceștia nu se găsesc la birou, întârziindu-se deci deschiderea corespondenței, astfel că actele procesuale comunicate electronic ajung la avocat în mod direct, fără a mai fi nevoie de intermedierea poștei. Un avocat are deci mai mult timp pentru pregătirea apărării și redactarea actelor în acest sens, dacă ia la cunoștință mai repede de actele transmise de instanță.
Ce înseamnă și ce consecințe poate avea domiciliul procesual electronic (virtual)? Vom relata mai jos câteva chestiuni importante privind alegerea domiciliului procesual într-o căsuță de e-mail.
Domiciliul procesual electronic este acel domiciliu ales de către un participant la procesul civil, după sau concomitent cu inițierea unui proces. El constă în alegerea unui mijloc de comunicare electronică, de regulă a unui e-mail, ce va constitui totodată și loc al citării.
Partea care a optat pentru comunicarea actelor procesuale și a hotărârii pe e-mail, va primi de la instanță toate actele procesuale și hotărârea judecătorească pe e-mail. Astfel, această parte nu va mai fi citată în mod clasic la locul de domiciliul de drept (din cartea de identitate) sau de fapt (unde locuiește fără forme legale). Domiciliul clasic va fi înlocuit cu domiciliul virtual.
Citarea clasică la locul de domiciliu avut sau ales se transformă într-o citare electronică într-un loc virtual și anume la adresa de e-mail indicată instanței. Este vorba așadar de o citare principală și unică, partea fiind citată exclusiv la adresa de e-mail indicată, nu și în format tipărit (în acest sens este și Decizia ICCJ nr 75/2022). Tot așa, comunicarea actelor și hotărârilor este o comunicare principală și unică, actele procesuale și hotărârea instanței fiind comunicare doar la adresa de e-mail indicată, nu și în format tipărit.
Cum normele privind citarea în procesul civil se aplică și fazei de executare silită, alegerea unui domiciliu procesual electronic poate fi făcută și în fază de executare silită, de oricare din părți (debitor, creditor, terțe persoane), printr-o cerere către executorul judecătoresc în acest sens. Executorul judecătoresc este obligat să ia act de alegerea acestui domiciliu electronic, și în consecință, după înregistrarea cererii și depunerii ei la dosarul de executare silită, va comunica orice act execuțional la domiciliul procesual electronic indicat de parte.
Alegerea unui domiciliu procesual electronic după sesizarea instanței sau executorului nu are influență asupra competenței instanței sau executorului. Competența rămâne neschimbată, astfel cum este ea raportată la domiciliul de drept (din cartea de identitate; cu titlu de excepție uneori instanța competentă se stabilește și în funcție de domiciliul în fapt – în materie de familie, de ocrotire a persoanei fizice, etc). Domiciliul procesual electronic este o chestiune ce se raportează strict la actele procesuale ce trebuie comunicate părților după începerea și pe parcursul unui proces civil.
În cazul alegerii domiciliului procesual electronic nu trebuie indicată persoana însărcinată cu primirea corespondenței. Indicarea doar a e-mailului și formularea unei simple cereri de a se comunica/transmite toate actele procesuale și încheierile/hotărârile judecătorești la acea adresă de e-mail sunt suficiente pentru instanță/executor. Cererea prin care se alege domiciliul procesual electronic poate fi inserată în acțiunea introductivă sau poate fi o cerere ulterioară, cu condiția de a fi semnată olograf sau electronic de parte sau de avocatul acesteia.
Odată ce o parte a solicitat domiciliere procesuală electronică, instanța este obligată să facă citarea și comunicarea actelor la acea adresa de e-mail, orice altă citare sau comunicare la altă adresă de e-mail sau fizică fiind viciată, în această situație putând fi invocate prevederile privind nulitatea citării/comunicării.
Pe adresa de e-mail se vor transmite citații, acte de procedură ce se comunică părților conform legii, încheieri ori hotărâri judecătorești. Pentru a fi valabilă citarea/comunicarea la domiciliul electronic, documentele transmise pe e-mail trebuie să fie semnate cu semnătura electronică a instanței, altfel procedura de comunicare este viciată și orice vătămare poate fi invocată prin procedura nulității procedurii de citare. Aici este vorba de o simetrie a actelor transmise către și de la instanță, în sensul că toate documentele transmise de avocați/părți/experți pe e-mailul instanței (dacă nu vor fi transmise și în original cu semnătură olografă, în format fizic la dosar) se transmit semnate eletronic (condiție de valabilitate).
Comunicarea acestor acte procesuale se va considera efectuată conform legii la momentul transmiterii lor către destinatar de către instanță, indiferent că e-mailul respectiv va fi sau nu deschis și/sau citit de destinatar. Situația este similară cu procedura de citare în mod clasic când citația tipărită/actul de procedură tipărit se depune de poștaș în cutia poștală și se consideră procedură valabilă indiferent dacă partea a luat-o/l-a luat sau nu din cutia poștală.
E-mailul indicat trebuie să fie unul corect pentru că dacă este greșit și nu există, sistemul instanței va primi un răspuns de nelivrare a actelor transmise, caz în care se va trece la comunicarea clasică prin poștă. De asemeni dacă este greșit în sensul că există dar nu este al părții ori este unul la care partea nu mai are acces, procedura de citare este considerată legal îndeplinită și toate actele care au fost ”depuse” în acel e-mail rămân legal comunicate.
Odată ales (de către o parte) domiciliul procesual electronic, avocatul celeilalte părți îi poate comunica la adresa de e-mail indicată actele și mijloacele de probă care conform normelor de procedură se comunică și părții/părților adverse. În acest caz avocatul nu mai este obligat să le printeze și să le comunice fizic celeilalte părți, atât timp cât le-a comunicat pe e-mail. Aceasta este o interpretare extensivă a normelor incidente. De lege ferenda ar trebui să se ia în considerare o modificare explicită, în sensul că avocatul să nu mai fie nevoit să printeze uneori zeci sau sute de pagini/planșe foto, ci să fie suficient să le atașeze și să le trimită la domiciliul procesual electronic al celeilalte părți.
Trebuie menționat că unele e-mailuri de la instanțe nu ajung în căsuța ”inbox” ci în căsuța ”spam” sau alte rubrici din e-mail cum ar fi ”actualizări”, ”rețele sociale”, ”oferte”, etc, în funcție de operatorul de mail sau de hosterul care găzduiește site-ul ce a generat adresa de e-mail. Partea trebuie să verifice toate rubricile acestea, nu doar căsuța de mesaje primite, pentru că dacă documentul a ajuns în e-mail, chiar dacă este direcționat în spam sau alte căsuțe, el se consideră legal comunicat. Este deci de datoria părții să își verifice toate căsuțele/rubricile din e-mail. Totodată partea care a indicat e-mailul trebuie să îl verifice zilnic pentru a vedea dacă i-au fost transmise sau nu acte procedurale, în caz contrar riscând să piardă importante termene procedurale, și deci să își diminueze șansele de apărare, deci șansele de câștig.
Având în vedere cele de mai sus, pentru operativitate și pentru a nu exista erori ori vicii în procedura de citare electronică, este indicat ca e-mailul de domiciliu procesual să fie e-mailul avocatului, acesta gestionând mai cu eficiență recepția actelor procesuale comunicate electronic.
Schimbarea domiciliului procesual electronic poate fi făcută în orice stadiu procesual, atât prin cererea părții de a i se comunica actele procesuale în format tipărit la un loc fizic (deci prin renunțarea la domiciliul electronic), cât și prin schimbarea adresei de e-mail utilizate (păstrarea domiciliului electronic dar schimbarea adresei).
Fiind un mod nou de citare și comunicare este de la sine înțeles că va crea probleme noi grefierilor și instanțelor, persoanele vătămate făcându-și apărările de rigoare dacă nu au fost citate corespunzător. Viciile de procedură și nulitățile privind citarea și comunicarea electronică pot fi invocate în aceleași condiții și termene relative la citarea clasică la domiciliul fizic. Ele se acoperă în aceeași măsură. De asemeni viciile de comunicare a hotărârii judecătorești la domiciliul procesual electronic pot fi invocate în aceleași condiții relative la comunicarea lor clasică (cu incidență mai ales în repunerea în termenele de exercitare a căilor de atac sau cu privire la momentului rămânerii definitivea lor).
Trebuie menționat că părțile nu pot fi obligate la un domiciliu procesual electronic, aceasta fiind doar o opțiune pentru ele. În acest sens, dacă doar una din părți a optat pentru domiciliul procesual electronic iar cealaltă parte rămâne cu domiciliul procesual clasic, termenele pentru formularea căilor de atac curg diferit. Pentru partea cu domiciliul electronic vor curge de la data primirii lor pe e-mail, iar pentru partea cu domiciliul fizic, termenele vor curge din ziua în care procedura de comunicare a fost îndeplinită, deci de la data la care încheierile/hotărârile procesuale au fost comunicate la domiciliul fizic al părții.
