Asistența unui avocat în procedurile notariale este posibilă în orice situație. Avocatul este profesionistul în drept ce poate asista orice persoană în orice procedură fie notarială, fie judiciară, fie administrativă, etc. Avocatul are dreptul de a apăra persoana care ”l-a angajat” în fața oricăror organe sau autorități.
Apărarea pe care o face avocatul unei persoane nu trebuie privită în cadrul restrâns al unui proces penal sau civil atunci când avocatul apără în mod direct o parte. Apărarea pe care o realizează un avocat se circumscrie într-un cadru mai larg decât cel judiciar, și constă în identificarea și explorarea de către avocat a oricăror situații benefice și productive pentru client, chiar și înafara sălii de judecată. Avocatul este abilitat de lege și de client să caute variantele cele mai satisfăcătoare pentru drepturile și interesele clientului în orice circumstanță sau procedură juridică.
În atare cazuri apărarea făcută de un avocat în cadrul unui birou notarial sau pe parcursul unei proceduri notariale este posibilă în toate cazurile. Asistarea este diferită de reprezentare. Avocatul poate reprezenta orice persoană în fața notarului, caz în care nu va mai fi nevoie de prezența persoanei respective în fața notarului, fiind suficientă prezența avocatului care va semna în numele clientului său.
Asistarea clientului de către avocat în fața notarului se impune cu necesitate în procedurile notariale bilaterale sau multilaterale – deci unde există mai multe părți care presupun/includ interese contrare reale, prezente ori eventuale. Dăm ca exemplu procedurile succesorale unde sunt doi sau mai mulți succesori, procedurile de semnare a unor contracte de vânzare cumpărare, donații, schimburi, împrumuturi, etc, procedurile de cesiune de drepturi, etc. Uneori, chiar și în actele unilaterale ori atunci când se fac anumite declarații notariale mai complexe este necesară prezența avocatului pentru ca declarația să nu poată fi folosită împotriva sau în detrimentul persoanei respective.
În toate aceste situații de mai sus părțile de regulă au ajuns la un acord generic cu privire la situația/problema lor juridică și doresc consemnarea în scris a acestui acord, întocmirea actelor aferente și autentificarea lor. Aceste demersuri le face notarul în baza rolului său activ, în mod obiectiv și imparțial, sub îndrumarea părților. Părțile expun notarului ce doresc să se consemneze în contracte, ce clauze, condiții și termene au agreat.
În acest context, la momentul la care înțelegerea de principiu și generală dintre părți începe să prindă formă scrisă, părțile pot ajunge la mici neînțelegeri sau o parte poate fi afectată de unele clauze, termene sau condiții. Unele sintagme juridice din actele-ciornă puse la dispoziție de notar nu sunt deloc înțelese de părți ori sunt înțelese greșit, fiind termeni juridici specifici. Unele clauze din aceste contracte notariale nu sunt înțelese pe deplin de către părți ori efectele sau consecințele lor nu le sunt explicate părților. De asemeni unele condiții sau termene sunt trecute cu vederea, deși au o înrâurire substanțială asupra drepturilor părților.
Părțile ar trebui să citească cu atenție fiecare rând din fiecare document notarial pe care îl semnează. Actele/contractele notariale sunt documente destul de complexe din punct de vedere juridic iar părțile, deseori, semnează fără să citească, având deplină încredere în notar. Notarul este abilitat de lege să le ofere consultanță ambelor părți în mod neutru și imparțial, strict cu privire la documentul întocmit. În momentul în care notarul devine subiectiv și părtinitor, creând o situație mai favorabilă unei părți și afectându-o pe cealaltă, acesta încalcă regulile de competență și poate fi sancționat disciplinar. Notarul are ca regulă în activitatea profesională principiul imparțialității.
Au existat și deci pot exista situații când partea a înțeles deformat cele consemnate de notar și situații în care notarul a înțeles greșit cele dorite de parte. Neclaritățile aceste pot duce la situații juridice destul de complicate, atât pentru notar cât și pentru parte. Ele pot fi evitate dacă partea alege să fie ajutată de un avocat.
În contextul în care unele clauze, unele condiții ori termene afectează drepturile sau interesele unei părți ori acea parte are suspiciuni cu privire la această lezare a drepturilor sale, are dreptul de a stopa sau suspenda acea procedură notarială, cerând ajutorul unui avocat. Partea are dreptul de a-și alege un avocat și de a continua procedura notarială doar dacă aceasta este în interesul său. Dacă procedura îi lezează drepturile sau interesele, partea se poate retrage din acea procedură notarială. Notarul nu poate obliga pe nimeni să semneze vreun document în biroul său, sub nici o formă și în nici o circumstanță.
În acest context este necesară asistența și apărarea unui avocat făcută în procedura notarială. Avocatul va face o diagnoză a situației juridice și va identifica punctele cheie și punctele nevralgice cu privire la situația clientului. Va identifica de asemeni obiectivul clientului, drepturile și interesele pe care vrea să le realizeze prin acea procedură. După ce discută cu clientul obiectivele și îi clarifică posibilitățile juridice, se va stabili împreună cu clientul dacă se va continua sau nu procedura notarială. Avocatul poate desfășura negocieri cu partea/sau părțile implicate, pentru a contura mai bine drepturile clientului său. Dacă se va continua procedura notarială, avocatul va cere notarului actele-ciornă pe care urmeză să le încheie/semneze clientul său și va solicita notarului să facă corecturile/rectificările/completările necesare, în deplină consonanță cu acordul clientului.
Importanța asistenței unui avocat în aceste situații este capitală. O persoană poate pierde în mod definitiv un drept substanțial, fără să știe acest lucru. O persoană poate pierde în mod definitiv o condiție esențială a unui contract, fără să vrea acest lucru. De asemeni poate pierde un termen care ar fi fost în beneficiul său. O clauză inserată în contract la solicitarea avocatului, în plusul clauzelor ce le conținea ciorna notarului, poate aduce mari beneficii clientului. O clauză radiată din contractul-ciornă la solicitarea avocatului poate crea o situație net favorabilă clientului. De asemeni, o astfel de clauză poate ține la adăpost clientul de situații juridice neplăcute precum nexecutarea obligațiilor de cealaltă parte, executarea defectuoasă, răzgândirea celeilalte părți, motive de nulitate, etc.
În concluzie, participarea avocatului în procedura notarială aduce beneficii substanțiale părții care a ales să fie asistată. Consultarea cu un avocat aduce întotdeauna o mai bună înțelegere a situației juridice și a drepturilor prezente sau viitoare determinate de acea situație. Necesitatea unui avocat intervine așadar când o persoană face, în mod definitiv și irevocabil, acte de dispoziție cu privire la drepturile, obligațiile sau bunurile sale. Necesitatea crește cu cât situația juridică este mai complexă și cu cât drepturile/obligațiile sunt mai substanțiale. Asistența unui avocat are și rolul de a preveni situații juridice nedorite (neștiute) pentru client.
Noi avocații, deseori ne-am trezit în anumite situații când clienții ne prezentau acte notariale potrivnice intereselor lor, deși la data încheierii acelor acte ele erau neutre.
Avocatul este un partener al notarului în această procedură, ambii lucrând în interesul legii.
Alegerea de către client a unui avocat pentru asistență în procedura notarială este un veritabil instrument de prevenție și protecție juridică.